Vous vous êtes lancé dans l’organisation d’une conférence, une tâche d’envergure qui nécessite une planification minutieuse. Pour vous aider à relever ce défi, voici un guide détaillé, étape par étape, pour organiser une conférence réussie.
Tout d’abord, il est essentiel de commencer à planifier votre conférence au moins six mois à l’avance….
, voire un an pour les événements de plus grande ampleur. La première étape consiste à définir le thème de votre conférence. Celui-ci doit être facile à retenir, à restituer et susciter une réaction émotionnelle. Il servira de fil conducteur pour l’élaboration de votre marque et de votre promotion.
Ensuite, il est temps de réunir votre équipe idéale.
Vous aurez besoin de collaborateurs pour gérer les différents aspects de la planification, des négociations et de la promotion. Cette équipe comprendra généralement une équipe de planification, une équipe administrative, une équipe marketing, une équipe pour le sponsoring et des volontaires. Votre rôle principal sera de coordonner l’équipe, définir les priorités et déléguer des responsabilités.
L’étape suivante consiste à préparer un budget et un business plan.
Que votre conférence soit financée par des sponsors ou non, vous devrez rassembler un budget. Cela vous aidera également à fixer le tarif de la participation à votre conférence.
Si vous financez votre conférence par vos propres moyens sans chercher de source externe de revenus, vous pouvez passer à l’étape suivante. Sinon, vous devrez chercher des sponsors ou organiser des collectes de fonds. Les sponsors et leurs valeurs devraient correspondre au thème de votre conférence.
Vient ensuite le choix de la date.
La date de votre conférence devrait se situer dans 6 mois à un an. Vous devrez également déterminer sa durée. Évitez les périodes des vacances d’hiver et d’été, les week-ends et les jours en conflit avec d’autres événements majeurs.
Une fois la date connue, vous pourrez commencer à chercher des sites correspondant à vos exigences.
Les établissements peuvent généralement être répartis en trois catégories : les campus universitaires, les hôtels et les établissements indépendants.
Après avoir réservé le lieu, vous devrez prévoir la restauration et autres prestataires de services.
Habituellement, les centres de Congrès proposent également la restauration sur place. Si ce n’est pas le cas, vous devrez faire appel à des prestataires externes.
Les dernières étapes ?
L’étape suivante consiste à programmer vos intervenants.
Vos intervenants sont les stars de votre conférence. Votre programme devra être solide pour attirer les participants et garantir une expérience professionnelle.
Une fois que les éléments clé sont en place, il est temps de les assembler en un ordre du jour détaillé. Dans l’idéal, vous devrez avoir mis votre ordre du jour en place au moins quatre mois avant le début de la conférence.
Il est finalement temps de passer à la partie sans doute la plus excitante : inciter les gens à s’inscrire à votre conférence ! La meilleure option est de créer un site web professionnel pour la conférence.
Votre objectif principal est désormais la promotion de la conférence par le biais de tous les canaux disponibles. S’il n’est pas possible de participer gratuitement à votre conférence, vous devrez fixer un tarif adapté.
Durant cette étape, vous allez passer aux choses sérieuses et vous préoccuper de la façon dont vous allez physiquement guider les participants sur le lieu de la conférence le jour même.
C’est enfin le grand jour !
Vous n’avez pas grand-chose à craindre, si tant est que vous ayez suivi les étapes listées ci-dessus et que vous ayez réuni une équipe de bénévoles responsables des activités le jour même.
Il vous restera encore un peu de travail une fois que tout sera terminé. Vous devriez assurer un suivi auprès de toutes les personnes impliquées : votre équipe, les intervenants, les bénévoles, les prestataires, et bien entendu, les participants.
En suivant ces étapes, vous serez bien préparé pour organiser une conférence réussie. N’oubliez pas que la clé est la planification et la coordination. Avec une équipe solide et un plan bien défini, vous êtes sur la bonne voie pour une conférence mémorable.
